POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIE SERWISU UCZYSZ

1.1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z serwisem UCZYSZ dostępnym pod adresem https://uczysz.pl („Serwis”) jest:

[tu_nazwa_firmy], [tu_forma_prawna], z adresem wykonywania działalności lub siedzibą: [tu_adres_firmy], NIP: [tu_NIP], REGON: [tu_REGON], wpisana/wpisany do [tu_wpis_do_CEIDG_albo_właściwy_rejestr] („Administrator”, „my”).

1.2. W sprawach dotyczących prywatności można skontaktować się:

a) e-mailem: kontakt@uczysz.pl;

b) pocztą: 84-200 Wejherowo ul. Necla 12/63.

1.4. Polityka realizuje obowiązki informacyjne wynikające w szczególności z art. 13 i 14 rozporządzenia (UE) 2016/679 („RODO”). Obejmuje osoby odwiedzające Serwis, osoby posiadające Konto, nabywców subskrypcji, osoby kontaktujące się z nami oraz przedstawicieli klientów instytucjonalnych.

2.1. UCZYSZ jest przeznaczony dla nauczycieli i innych dorosłych użytkowników, a nie dla uczniów i dzieci.

2.2. Nie należy umieszczać w Serwisie danych osobowych uczniów ani innych osób, w szczególności nazwisk, ocen przypisanych do osoby, diagnoz, orzeczeń, danych o zdrowiu lub szczególnych potrzebach konkretnego ucznia. Materiały źródłowe trzeba wcześniej zanonimizować.

2.3. W celu utworzenia Materiału treść dokumentu, temat i ustawienia wybrane przez Użytkownika mogą zostać przekazane do OpenAI. Oryginalny plik DOCX nie jest przekazywany do OpenAI, ale zawarty w nim tekst może być przetwarzany w całości lub we fragmentach.

2.4. Nie wykorzystujemy obecnie plików cookie do reklamy ani analizy działań marketingowych. Stosujemy wyłącznie pliki cookie potrzebne do logowania, bezpieczeństwa i zapamiętania ustawienia wyglądu Serwisu. Jeżeli wdrożymy narzędzia analityczne lub marketingowe, najpierw zaktualizujemy sposób uzyskiwania zgód i tę Politykę.

2.5. Płatności kartą są obsługiwane przez operatora Stripe. Nie otrzymujemy pełnego numeru karty ani kodu zabezpieczającego.

3.1. Dane Konta i uwierzytelniania:

a) adres e-mail;

b) informacje przypisane do Konta i potwierdzenia adresu e-mail;

c) daty utworzenia Konta, logowania i wylogowania oraz informacje potrzebne do utrzymania dostępu;

d) wersja zaakceptowanego Regulaminu oraz czas akceptacji;

e) informacje potrzebne do odzyskania dostępu i ochrony Konta.

Bezpieczną obsługę logowania zapewnia Supabase. Administrator nie ma dostępu do jawnej postaci hasła.

3.2. Dane używania Serwisu i treści dydaktyczne:

a) wybrany przedmiot, klasa lub poziom, temat, rodzaj Materiału, liczba zadań, skala ocen i profile dostosowania;

b) przesłane pliki CSV, DOCX i inne obsługiwane Materiały źródłowe;

c) tekst odczytany z plików i jego przetworzone fragmenty potrzebne do wyszukiwania informacji oraz tworzenia Materiałów;

d) wygenerowane karty pracy, kartkówki, sprawdziany, warianty i pliki wynikowe;

e) Historia utworzonych Materiałów, wybrane ustawienia, wykorzystane źródła i informacje potrzebne do ponownego otwarcia Materiału;

f) informacje o wykorzystaniu limitu nowych kompletów materiałów.

3.3. Dane płatnicze i rozliczeniowe:

a) imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres, państwo, adres e-mail i dane podatkowe podane do rozliczenia;

b) numery referencyjne przypisane przez Stripe do klienta, subskrypcji i płatności;

c) wybrany Plan, cena, waluta, status płatności i subskrypcji, okres rozliczeniowy, anulowanie i informacje o nieudanej płatności;

d) dane dokumentów sprzedaży i rozliczeń wymagane prawem.

Pełne dane karty są wprowadzane bezpośrednio w środowisku Stripe i nie są przechowywane w bazie UCZYSZ.

3.4. Dane kontaktowe i reklamacyjne:

a) imię, adres e-mail do odpowiedzi, wybrana rola i powód kontaktu;

b) treść wiadomości oraz załączone lub przekazane przez osobę informacje;

c) jeżeli osoba jest zalogowana — adres e-mail i informacje pozwalające powiązać wiadomość z Kontem;

d) data i potwierdzenie wysłania wiadomości;

e) korespondencja, żądania dotyczące danych, reklamacje i historia ich obsługi.

3.5. Informacje o korzystaniu z Serwisu i bezpieczeństwie:

a) adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, system operacyjny, język, przybliżona lokalizacja wynikająca z adresu IP;

b) daty i godziny korzystania z Serwisu, odwiedzane strony, informacje o błędach i zdarzeniach związanych z bezpieczeństwem;

c) informacje potrzebne do utrzymania logowania i ochrony Konta;

d) informacje potrzebne do wykrywania awarii i ochrony Serwisu, przekazywane przez firmy utrzymujące Serwis i przechowujące dane.

3.6. Dane otrzymujemy:

a) bezpośrednio od osoby, której dotyczą, podczas rejestracji, korzystania z funkcji, płatności lub kontaktu;

b) automatycznie z urządzenia podczas korzystania z Serwisu;

c) od Stripe — w zakresie statusu płatności, danych subskrypcji i rozliczeń;

d) od osoby lub organizacji, w imieniu której działa użytkownik, jeżeli korzysta z Konta służbowego.

4.1. Założenie i prowadzenie Konta, uwierzytelnienie, świadczenie funkcji bezpłatnych, obsługa Materiałów źródłowych, generowanie i przechowywanie Materiałów oraz Historia — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie Umowy lub działania na żądanie osoby przed jej zawarciem.

4.2. Zawarcie i wykonanie Planu Płatnego, zarządzanie subskrypcją, obsługa płatności, limitów i anulowania — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.3. Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, wykonywanie obowiązków podatkowych, rozpatrywanie ustawowych żądań i współpraca z uprawnionymi organami — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z odpowiednimi przepisami prawa.

4.4. Obsługa pytań dotyczących zawarcia lub wykonania Umowy, wsparcia, odstąpienia i reklamacji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w zakresie wymaganym prawem także art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.5. Odpowiedź na inne dobrowolne wiadomości, rozwój relacji z osobą kontaktującą się i organizacja korespondencji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na komunikacji i obsłudze zapytań.

4.6. Zapewnienie bezpieczeństwa, zapobieganie oszustwom i obchodzeniu limitów, wykrywanie i usuwanie błędów oraz ochrona Kont i Serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora oraz użytkowników polegający na zapewnieniu bezpiecznego i stabilnego Serwisu; gdy konkretne działanie jest niezbędne do wykonania Umowy — także art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.7. Udokumentowanie zawarcia Umowy i akceptacji właściwej wersji Regulaminu oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości wykazania treści i warunków zawartej Umowy.

4.8. Pomiar wykorzystania limitów, kontrola jakości działania i rozwój funkcji na podstawie danych zbiorczych, które w miarę możliwości nie pozwalają zidentyfikować konkretnej osoby — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Treść prywatnych Materiałów źródłowych nie jest wykorzystywana do marketingu ani do rozwijania własnego systemu sztucznej inteligencji bez odrębnej, wyraźnej podstawy prawnej i wcześniejszej informacji.

4.9. Jeżeli w przyszłości uruchomimy newsletter, reklamę lub niekonieczną analitykę, dane będziemy przetwarzać dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy Prawa komunikacji elektronicznej. Zgoda będzie dobrowolna i możliwa do wycofania w każdej chwili.

5.1. Serwis korzysta z OpenAI, aby analizować treść Materiałów źródłowych i tworzyć na ich podstawie nowe Materiały. Jest to element Usługi zamówionej przez Użytkownika.

5.2. W zależności od funkcji do OpenAI mogą być przesyłane:

a) tekst wyodrębniony z Materiału źródłowego i jego fragmenty;

b) temat, ustawienia dydaktyczne, skala ocen i opis wybranego profilu edukacyjnego;

c) treść potrzebna do utworzenia albo poprawienia Materiału.

5.3. Do OpenAI nie należy wysyłać danych uczniów, danych szczególnie chronionych, tajemnic ani treści zbędnych do utworzenia Materiału. Administrator ogranicza zakres przekazywanych informacji do niezbędnego minimum, a Użytkownik odpowiada za wcześniejsze usunięcie ze źródła danych pozwalających zidentyfikować konkretną osobę.

5.4. Zgodnie z zasadami OpenAI dane przekazywane w związku z działaniem UCZYSZ nie są domyślnie wykorzystywane do rozwijania systemów OpenAI, chyba że klient wyraźnie zgodzi się na ich udostępnienie w tym celu. Administrator nie wyraża takiej zgody.

5.5. OpenAI może przechowywać przekazaną treść i utworzony wynik w zapisach służących zapobieganiu nadużyciom — co do zasady przez okres do 30 dni, chyba że dłuższe przechowanie jest wymagane prawem lub względami bezpieczeństwa.

5.6. Wyniki są tworzone automatycznie, lecz UCZYSZ nie podejmuje wobec Użytkownika ani ucznia decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na osobę. Nauczyciel musi ocenić Materiał przed jego użyciem.

6.1. Korzystamy wyłącznie z podmiotów potrzebnych do działania Serwisu lub wykonania obowiązków prawnych. W zależności od roli są one podmiotami przetwarzającymi na nasze polecenie albo odrębnymi administratorami.

6.2. Główne kategorie odbiorców i dostawców to:

a) Supabase — bezpieczne logowanie oraz przechowywanie danych i prywatnych plików;

b) Vercel — utrzymanie i udostępnianie Serwisu w Internecie;

c) OpenAI — przetwarzanie treści źródłowych i tworzenie Materiałów przy użyciu sztucznej inteligencji;

d) Stripe — płatności, subskrypcje, panel obsługi płatności, zapobieganie oszustwom i wykonywanie obowiązków prawnych dotyczących płatności;

e) OVHcloud — obsługa poczty elektronicznej i skrzynki kontaktowej;

f) EmailLabs / Vercom — wysyłka wiadomości transakcyjnych związanych z Kontem;

g) firmy świadczące usługi księgowe, prawne, związane z bezpieczeństwem lub utrzymaniem Serwisu — tylko w niezbędnym zakresie i z obowiązkiem poufności;

h) organy publiczne — wyłącznie gdy ujawnienie wynika z prawa lub prawnie wiążącego żądania.

6.3. Stripe może działać częściowo jako podmiot przetwarzający na nasze polecenie, a częściowo jako odrębny administrator, w szczególności gdy samodzielnie wykonuje obowiązki prawne dotyczące płatności, bezpieczeństwa i zapobiegania oszustwom. Szczegóły opisuje polityka prywatności Stripe dostępna w jego serwisie.

6.4. Aktualna lista kluczowych podmiotów przetwarzających może być udostępniona na żądanie wysłane na kontakt@uczysz.pl.

7.1. Niektórzy dostawcy lub ich podwykonawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

7.2. Gdy dochodzi do takiego przekazania, stosujemy podstawę prawną i zabezpieczenia wymagane przez RODO, w zależności od odbiorcy i okoliczności, w szczególności:

a) decyzję Komisji Europejskiej potwierdzającą, że dane państwo lub uczestnicząca w odpowiednim programie firma zapewnia wymagany poziom ochrony; albo

b) umowę opartą na warunkach zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz dodatkowe zabezpieczenia, jeżeli są potrzebne.

7.3. Kopię zastosowanych zabezpieczeń albo informację, gdzie są dostępne, można uzyskać, kontaktując się z nami.

8.1. Stosujemy zasadę ograniczenia przechowywania. Okres zależy od celu, rodzaju danych, ustawowych obowiązków oraz potrzeby obrony roszczeń.

8.2. Dane Konta i podstawowe dane Usługi przechowujemy przez czas obowiązywania Umowy. Po usunięciu Konta dane są usuwane lub anonimizowane, z wyjątkiem informacji, które musimy zachować z przyczyn prawnych, rozliczeniowych, bezpieczeństwa albo obrony roszczeń. Informację o zaakceptowanej wersji Regulaminu i czasie akceptacji możemy przechowywać do upływu okresu, w którym możliwe jest dochodzenie lub obrona roszczeń.

8.3. Materiały źródłowe, odczytany z nich tekst i jego przetworzone fragmenty przechowujemy do chwili usunięcia źródła przez Użytkownika albo usunięcia Konta. Usunięcie źródła usuwa jego aktywną kopię oraz powiązane przetworzone fragmenty, z zastrzeżeniem kopii zapasowych i danych, które musimy zachować zgodnie z prawem.

8.4. Wygenerowane Materiały i Historia są przechowywane do czasu usunięcia Konta albo wcześniejszego usunięcia danego wpisu, jeżeli Serwis udostępnia taką funkcję. Usunięcie pierwotnego Materiału źródłowego nie usuwa automatycznie Materiału już wygenerowanego ani jego wpisu w Historii, ponieważ wynik zawiera utrwaloną treść potrzebną do ponownego otwarcia.

8.5. Dane rozliczeniowe, faktury i inne dokumenty podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami rachunkowymi i podatkowymi, co do zasady przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął właściwy termin płatności podatku, chyba że przepis wymaga innego okresu.

8.6. Korespondencję dotyczącą wykonania Umowy, reklamacji, odstąpienia i praw osób przechowujemy przez okres obsługi sprawy, a następnie do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń lub obowiązku dowodowego. Zwykłe zapytania niezakończone zawarciem Umowy usuwamy co do zasady po 12 miesiącach od zakończenia kontaktu, chyba że osoba poprosi o wcześniejsze usunięcie albo potrzebujemy danych dłużej z uzasadnionej przyczyny.

8.7. Krótkotrwałe zapisy działania Serwisu i zdarzeń związanych z bezpieczeństwem przechowujemy przez [tu_okres_przechowywania_zapisów, np. 30 albo 90 dni], chyba że konkretny zapis jest potrzebny dłużej do wyjaśnienia incydentu, wykonania obowiązku prawnego lub obrony roszczeń.

8.8. Kopie zapasowe są nadpisywane lub usuwane w cyklu nie dłuższym niż [tu_okres_przechowywania_kopii_zapasowych] dni. Dane usunięte z bieżącej wersji Serwisu mogą do końca tego cyklu pozostawać w zabezpieczonej kopii i zostać odtworzone wyłącznie w sytuacji awaryjnej.

8.9. Dane przechowywane przez OpenAI w celu zapobiegania nadużyciom są przechowywane zgodnie z pkt 5.5, co do zasady do 30 dni.

8.10. Po upływie właściwego okresu dane usuwamy lub nieodwracalnie anonimizujemy.

9.1. Podanie adresu e-mail i danych niezbędnych do uwierzytelnienia jest dobrowolne, lecz konieczne do utworzenia Konta. Akceptacja Regulaminu jest konieczna do zawarcia Umowy i utworzenia Konta.

9.2. Przekazanie treści dydaktycznej i parametrów jest dobrowolne, ale bez nich nie można wygenerować żądanego Materiału.

9.3. Dane rozliczeniowe są wymagane, gdy osoba kupuje Plan Płatny lub żąda dokumentu sprzedaży. Ich niepodanie może uniemożliwić płatność albo prawidłowe rozliczenie.

9.4. W formularzu kontaktowym pola oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi wiadomości. Nie należy przekazywać informacji nadmiarowych ani danych uczniów.

10.1. Na zasadach RODO osoba może żądać:

a) dostępu do danych i uzyskania ich kopii;

b) sprostowania danych;

c) usunięcia danych;

d) ograniczenia przetwarzania;

e) przeniesienia danych przetwarzanych na podstawie Umowy albo zgody w sposób zautomatyzowany;

f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją;

g) wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli podstawą była zgoda, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

10.2. Żądanie można wysłać na [tu_email_ds_danych_osobowych]. Możemy poprosić o informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości, ale nie będziemy żądać danych nadmiarowych.

10.3. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. W sprawach skomplikowanych lub przy dużej liczbie żądań termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy wraz z przyczyną.

10.4. Prawo do usunięcia i inne prawa nie są bezwzględne. Możemy zachować dane, jeżeli jest to konieczne do wykonania obowiązku prawnego, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo z innej podstawy wskazanej w RODO.

10.5. Osoba ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, https://uodo.gov.pl. Zachęcamy do wcześniejszego kontaktu, abyśmy mogli wyjaśnić sprawę, ale nie jest to warunkiem złożenia skargi.

11.1. Nie podejmujemy decyzji wyłącznie za pomocą systemu komputerowego ani nie analizujemy zachowania użytkownika w sposób, który wywoływałby wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływał w rozumieniu art. 22 RODO.

11.2. Automatyczne wygenerowanie i dostosowanie treści do wybranego przez nauczyciela profilu jest funkcją zamówionej Usługi, nie oceną konkretnego ucznia. UCZYSZ nie otrzymuje danych ucznia w celu ustalenia profilu i nie powinien być do tego używany.

11.3. Systemy mogą automatycznie wykrywać błędy, nadużycia lub przekroczenie limitu. Jeżeli takie działanie prowadzi do istotnego ograniczenia Konta, użytkownik może skontaktować się z nami i zażądać weryfikacji przez człowieka.

12.1. Pliki cookie to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika. Używamy ich wyłącznie w zakresie opisanym poniżej i zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.

12.2. Pliki cookie potrzebne do logowania i bezpieczeństwa:

a) cel — utrzymanie bezpiecznego logowania, rozpoznanie zalogowanego Konta i ochrona dostępu;

b) czas działania — do wylogowania, wygaśnięcia dostępu lub usunięcia danych przeglądarki;

c) charakter — niezbędne do świadczenia Usługi żądanej przez użytkownika; ich wyłączenie uniemożliwia logowanie.

12.3. Plik cookie zapamiętujący ustawienie panelu bocznego:

a) cel — zapamiętanie, czy panel boczny jest rozwinięty;

b) czas działania — 7 dni;

c) charakter — funkcjonalne, ograniczone do zapamiętania ustawienia interfejsu i niewykorzystywane do śledzenia między serwisami.

12.4. Stripe może stosować własne pliki cookie po przejściu do formularza płatności lub panelu obsługi płatności. Stripe odpowiada za przekazanie informacji i uzyskanie wymaganych zgód w swoim serwisie zgodnie z własną polityką prywatności.

12.5. Serwis nie używa obecnie plików cookie do analizy zachowania, reklamy ani tworzenia profilu marketingowego użytkownika. Jeżeli takie narzędzia zostaną dodane, nie będą uruchamiane przed uzyskaniem wymaganej zgody, a użytkownik otrzyma możliwość równie łatwego odrzucenia i późniejszej zmiany wyboru.

12.6. Użytkownik może usuwać albo blokować pliki cookie w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie plików potrzebnych do logowania może uniemożliwić korzystanie z funkcji Konta.

13.1. Konto może utworzyć wyłącznie osoba pełnoletnia. Serwis nie jest kierowany do dzieci i nie służy do zbierania ich danych.

13.2. Nauczyciel nie powinien wpisywać danych uczniów w temacie, poleceniu, nazwie pliku, treści CSV/DOCX, formularzu kontaktowym ani innym polu Serwisu.

13.3. Jeżeli dowiemy się, że do Serwisu wprowadzono dane ucznia bez właściwej podstawy, możemy zabezpieczyć albo usunąć treść i skontaktować się z właścicielem Konta. Incydent można zgłosić na [tu_email_ds_danych_osobowych].

14.1. Stosujemy zabezpieczenia odpowiednie do rodzaju danych i możliwych zagrożeń, w szczególności chronimy połączenie z Serwisem, ograniczamy dostęp do danych, zabezpieczamy logowanie i pliki oraz regularnie aktualizujemy oprogramowanie.

14.2. Materiały źródłowe nie są publicznie dostępne, a dostęp do danych Konta jest ograniczony do osób i systemów, które potrzebują go do świadczenia Usługi. Żaden system nie zapewnia jednak absolutnego bezpieczeństwa.

14.3. Użytkownik powinien stosować unikalne hasło, chronić skrzynkę e-mail, wylogowywać się z urządzeń współdzielonych i nie przesyłać nam hasła. Podejrzenie naruszenia należy zgłosić na [tu_email_ds_bezpieczeństwa].

14.4. W razie naruszenia ochrony danych ocenimy ryzyko i dokonamy wymaganych zgłoszeń organowi nadzorczemu oraz zawiadomień osób zgodnie z RODO.

15.1. Dane z formularza kontaktowego są przekazywane bezpośrednio do skrzynki kontakt@uczysz.pl i nie są przechowywane jako osobna wiadomość na Koncie użytkownika. Ograniczone informacje mogą być przechowywane tymczasowo w celu potwierdzenia wysłania wiadomości i zapewnienia bezpieczeństwa.

15.2. Do odpowiedzi na pytanie dotyczące Umowy, wsparcia lub reklamacji nie wymagamy zgody na przetwarzanie danych, ponieważ podstawą jest wykonanie Umowy, działania przed jej zawarciem, obowiązek prawny albo uzasadniony interes wskazany w pkt 4.

15.3. Przy formularzu należy udostępnić link do tej Polityki. Jeżeli stosowane jest pole wyboru, powinno ono potwierdzać zapoznanie się z Polityką, a nie wymuszać zgodę na przetwarzanie niezbędne do odpowiedzi.

15.4. Nie wysyłamy informacji handlowych bez podstawy prawnej i wymaganej zgody na komunikację elektroniczną.

16.1. Polityka może zostać zmieniona w razie zmiany prawa, funkcji Serwisu, dostawców, kategorii danych, celów lub środków bezpieczeństwa.

16.2. Aktualna wersja i data jej obowiązywania będą zawsze dostępne pod adresem https://uczysz.pl/polityka-prywatnosci.

16.3. O zmianach istotnych dla osób posiadających Konto poinformujemy z odpowiednim wyprzedzeniem w Serwisie lub e-mailem. Jeżeli zmiana wymaga nowej zgody, poprosimy o nią przed rozpoczęciem danego przetwarzania.

16.4. Poprzednie wersje Polityki będą dostępne na żądanie albo w archiwum Serwisu.